Mescomedia olarak genellikle çalıştığımız turizm acentalarının ve otellerin ihtiyaçlarını dinleyip en uygun yazılımları onlarla buluşturmayı amaç ediniyoruz.
Bu yazılımlardan birisi de toplu mail göndermeyi kolaylaştıran Maillist Modülümüz. Kendi partnerlerine ve çalıştığı firmalara mail atmak zorunda olan firmaların kurtarıcısı konumundaki bu uygulama ile ilgili özelliklerden bazılarını ve toplu mail atmak istedeğinizde karşılaştığınız zorlukları nasıl aştığımızı sizler için aşağıda derledik.
1-) Maillist Kurulum : Maillist programımız belirlediğiniz bir domainin altına veya bir subdomainin altına yüklenebilmektedir. Hostinginizin ASP.NET tabanlı yazılımları çalıştırması yeterli olacaktır. Eğer hostinginiz bu özelliği desteklemiyorsa sadece bu işlem için bir alan adı alınıp bu alan adı altına maillist kurulumu da yapılabilmektedir.
Aslında hali hazırda mailleri kullanmakta olduğunuz alan adı altına değilde yeni bir alan adının altına yüklemeyi önermekteyiz. Toplu mail gönderimlerinde oluşabilecek Black List veya aksi bir durumda mevcut mailleri kullandığınız ana domainin etkilenmemesi için veya alan adı bazlı sorunlarda acil olarak kullanabileceğiniz yedek bir mail sisteminin olması açısında son derece mantıklı bir seçim olabilir.
2-) Sistem Ayarları : Maillist programı internet üzerinden çalıştığı için illa işyerindeki bilgisayarınızı kullanmak zorunda değilsiniz. İnternet olan bir cihazdan topluca mail göndermek için programın ayarlarını yapmanız yeterli. Peki bu ayarlar neler?
Mailleri göndereceğiniz mail adresi hangisi, bu mailin şifresi, bu mailin günlük gönderim kotası, gönderim yapmak istediğiniz mail server ve bu serverın gönderim yapacağı gönderim portunu ayarlar bölümüne yazmanız ile hangi mailden gönderim yapacağınızı belirleyebilirsiniz.
Günlük gönderim kotası 400 adet bir mailin ayarlarını yaptıktan sonra, başka bir mail adresi yazıp yeniden gönderime devam edebiliyorsunuz.
Bu mailleri gönderdiğiniz adresinizi kontrol etmek zorunda da değilsiniz. Sistem ayarları bölümünde Yanıt Adresi alanına yazdığınız kendi mailinize hem gitmeyen mailler ile ilgili bilgiler hemde mailinizin ulaştığı kişilerin direk yanıtla diyerek size gönderdiği mailleri de almanız mümkündür.
3-) Kategori ve E-mailleri Ayarlamak : Maillist programımızda sınırsız sayıda Kategori ve E-mail adresi eklemesi yapılabilmektedir. Bir mail adresini birden fazla kategoriye dahil etmeniz mümkündür. E-mailleri kategorilere Excel dosyasından topluca aktarım yaparak veya tek tek elle manuel olarak eklemek mümkündür.
Topluca ekleme işleminde zaten mail adresi sistemde mevcutsa veya yanlış formatlı bir mail adresi sisteme eklenmeye çalışıyorsa uyarı vererek size hangi mailleri aktarıldığını hangilerinin yanlış olduğunu otomatik olarak kontrol etmektedir.
Maillerin eklenme aşamasında arzu edilirse Kullanıcıların İsim ve soyisimleri girilerek gönderilen maillerin “Sayın ...... “ müşteri ismi yazarak gönderim yapılması sağlanabilmektedir.
4-) Şablon Oluşturma : Maillist sistemimiz HTML tabanlı gönderimler yapmaktadır. Bu nedenle gönderdiğiniz şablonlarda Resim veya yazı eklemesi, tablo kullarak düzenleme, link ekleyerek bir adrese yönlendirme veya link vererek bir dosyayı kaydettirmek mümkündür. Şablonlar oluşturulurken tüm mail programlarında düzgün görüntülecek bir şablon kullanmak için teknik personelimizden yardım alabilirsiniz.
Normalde maillere ek olarak gönderdiğiniz DOC, XLS, PDF, JPG, PNG, ZIP, RAR gibi dosyaları giden mailin boyutunu artırmadan istediğiniz kadar dosya eklemesi yaparak link verme yöntemi ile şablonlara ilave edebilirsiniz. Normalde mail yoluyla gidemeyecek kadar büyük olan PDF, RAR, ZIP, JPG gibi dosyaları şablona eklemek ve göndermek çok kolay olacaktır.
Sınırsız sayıda şablon oluşturmanız mümkündür. Yılbaşı, özel günler, bayram tebriği gibi şablonları bir kere oluşturduktan sonra ihtiyaç olduğunda kullanmanız son derece kolaydır.
Şablonları oluştururken üst tarafa ÜST BİLGİ veya alt tarafa ALT BİLGİ eklemek mümkündür. Maili gönderen kişinin bilgilerini içeren Mail İmza bölümüde istediğiniz şablonlara ekleyebileceğiniz başka bir kolaylıktır. Birde çok kişi maillist programını kullanıyorsa kimin maili gönderdiği seçtiği mail imza ile ayarlanabilmektedir.
5-) Mail Gönderme : Mailleri sisteme eklediniz, kategorileriniz tamam, gönderim yapacağınız şablonu da oluşturdunuz şimdi geri kalıyor mailleri göndermek. Zaten göndermek istediğiniz maili sistem ayarları bölümünden girmiştiniz. Hangi kategoriye veya kategorilere mail gidecek ve hangi şablon gönderilecek belirlediğiniz anda geriye kalıyor GÖNDER tuşuna basmanız.
Şablonların içinden ayarladığınız toplu mailin kaçarlı gruplar halinde gönderileceği ve gönderim aralarında ne kadar bekleyeceği ayarı sayesinde inbox’a yüksek düşme oranı yakalamak daha kolaydır.
Örneğin : 500 Kişilik bir gruba gönderim yapacaksanız bu grubun içinde 120 tane Gmail, 100 tane Hotmail adresi mevcut 500 maili bir anda gönderirseniz Gmail serverına giren 120 mail gönderdiğiniz postaı önemsiz hale getirecektir. Ancak şablonlardan 100’erli paketler halinde 60 saniye bekle diye ayar yapılırsa bu sorun ortadan kalkmaktadır yada önemsiz posta bölümüne düşmesi engellenmektedir.
Ayrıca kişisel hak ve hürriyetler kapsamında firmaların yada kişilerin izni olmadan toplu mail gönderimi yaparak reklam çalışmaları yapmak yasal değildir. Kişilere gönderdiğiniz mailin altındaki Üyelikten Çıkış Sistemi bulunmalıdır. Bu sistem sayesinde mail gelen kişiler kendi rızaları ile bu sistemden çıkabilir veya ayarlarını değiştirebilirler. Üyelikten çıkış sisteminden çıkış isteyen üyeler kendilerini silmezler sadece gönderime dahil olmazlar.
6-) Raporlama : Mail gönderiminiz tamamlandı ama kaç kişi ulaşabildiniz. Gönderdiğiniz maillerden kaç kişi mailinizin açıp okudu. Bu konuda doğru bir raporlamayı maillist sistemindeki raporlardan edinebiliyorsunuz. Gönderdiğiniz maillerin kaç tanesinde HATA oluştu. Hata oluşan maillere tekrar gönderim yapma imkanı da mevcuttur.
